建设项目档案管理细则
第一章 总 则
第一条 为加强和规范建设项目档案管理，提高建设工程项目管理水平，根据《晋中市城乡建设档案管理暂行办法》及学院档案管理办法，制定本细则。
第二条 本细则所指的建设项目档案是指学校新建、改扩建项目的建设全过程中，按照工程建设程序形成的，反映工程建设真实情况的文字、图表、声像等形式的工程文件。
第三条 工程文件应与工程建设进度同步形成。建设项目档案要求真实准确、系统完整、规范及时。
第二章 建设项目档案的内容和要求
第四条 建设工程文件包括前期资料、工程实体资料和竣工验收资料等。
前期资料指工程开工以前在立项、报建、工程采购、勘察、设计、以及工程准备过程中形成的文件资料。
工程实体资料指反映施工（建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件资料，主要由施工文件、竣工图和监理文件等组成。
竣工验收资料指项目竣工后试运行中以及竣工验收过程中形成的文件资料。
第五条 建设项目分为报建项目和非报建项目，档案应按照以下要求整理。
（一）报建项目整理档案三套，一套移交晋中市城建档案馆，一套移交学校档案馆、一套留存基建处资料室。
（二）非报建项目整理档案两套，一套移交学校档案馆、一套留存基建处资料室。
（三）移交晋中市城建档案馆的按照《晋中市城乡建设档案管理暂行办法》及相关规定整理；移交学校档案馆的按学校档案有关规定整理。
第六条 建设工程文件要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字认可手续完备；需永久、长期保存的文件不宜用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像应清晰牢固；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
第三章 建设项目档案的收集和移交
第七条 在项目施工阶段，项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；各分包单位应将形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件。
第八条 建设项目档案经项目总监理工程师、甲方代表审核其真实性、准确性和完整性后移交学校档案馆。
第九条 工程监理资料在项目甲方代表确认其真实性、准确性和完整性后在基建处资料室备案，然后移交校档案馆。
第十条 各相关科室应确保建设工程文件的形成、来源符合实际，签章手续完备。
第四章 建设项目档案管理人员职责
第十一条 工程档案管理人员工作职责
（一）接收：接收资料时，须按归档要求认真验收，并办理交接登记手续。
（二）分类、整理：及时对接收的资料按一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类；用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理。
（三）录入：对已经分类、整理后的资料要及时录入，装盒存架保管。
（四）存放：存放时应按从上至下，从左到右顺序，以便于管理查阅。
（五）移交档案：工程项目竣工后，应及时搜集、校核、整理竣工资料，按要求组卷、编目、装订成册，及时移交学校档案馆。
（六）定期核查：定期对处内自存的工程资料进行检查、核对，对应交而未交的资料（特别是后期的竣工报告等资料）及时追回；对破损或载体变质的档案，及时进行修补、复制。
第十二条 严格遵守保密制度及借阅程序规定，确保处内留存的工程资料安全，不擅自扩大利用范围。
第十三条 为确保工程资料安全，基建处资料室实行封闭制度，专人负责。
第五章 工程资料的查阅与留存
第十四条 因工作需要查阅工程资料，应向档案管理员办理借阅手续，用完后及时完好归还。
第十五条 因工作需要留存档案资料，应事先向资料管理员说明情况并办理登记手续。
第六章 附则
第十六条 本细则仅适用于基建处负责的学校新建、改建及扩建项目档案管理。
第十七条 本细则自发布之日起实施。
基建处
2018年4月20日
位置：